„Maloprodaja“ preko web shopa može se tretirati kao trenutak izdavanja računa, može uključivati skladišne zalihe, narudžbe, ponude, otpremnice itd.
Kada se radi o dva potpuno odvojena programa (dvije evidencije), kao što je online Web shop aplikacija i offline Knjigovodstvena aplikacija kod korisnika, tada je pitanje koji dio se radi u kojem programu.
Možemo reći da je dio prezentacije-ponude artikala korisnicima preko interneta dio koji se odnosi isključivo na web shop, tu u pravilu ulazi i dio narudžbi kupaca koji na webu odabiru što žele kupiti, a web aplikacija mora imati informaciju o stanju pojedinog artikla i cijeni.
Povezivanje baze artikala iz Iposa sa web shopom
Mogućnost direktnog online povezivanja sa drugim platformama/programima/servisima ne postoji jer to znači da bi se takvo što moralo raditi za svaki pojedini program, i to je skupa varijanta, u tom slučaju je i održavanje takvog sustava skupo.
Za tu svrhu u programu Ipos postoji mogućnost automatskog eksporta/upload-a u posebnoj rutini:Automatski prošireni XML export konsolidiranog stanja zaliha VP+MP, detaljnije u uputama na linku Automatski eksport zaliha
U programu Ipos je taj eksport u meniu Pomoćni pr. > Dodatni moduli > Automatski prošireni XML export konsolidiranog stanja zaliha VP+MP
Dakle način povezivanja je da program Ipos automatikom u zadanim intervalima uploda na određenu FTP lokaciju podatke o artiklima, zalihama i cijenama, koje onda web aplikacija može dalje koristiti.
Da bi se eventualno koristila tipka Auto upis iz web shopa se mora dobiti strukturiranu datoteka, više o tome u helpu na linkuAutomatski upis stavaka iz vanjske datoteke
Postupak rada
Korisnik programa Ipos normalno radi u programu sve kao i do sada, nevezano da li radi u maloprodaji ili veleprodaji, dakle kreiraju se artikli, cijene, zaprimaju zalihe i dr.
U programu Ipos uključi se automatski eksport preko FTP-a 0-24h na određenu web lokaciju, korisnik oko toga više ne brine.
Kao što se vidi u prozoru Pomoćni pr. > Dodatni moduli > Automatski prošireni XML export konsolidiranog stanja zaliha VP+MP u tabu Opcije artikala kod eksporta, moguće je filtrirati artikle prema izboru korisnika tj. samo one koji su za web shop, npr. uključenjem filtera „WEB“.
Tvrka koja radi web shop treba napraviti rutinu kojom će periodično iz primljenog XML eksporta iz Iposa dohvaćati podatke i koje će onda osvježiti na webu, u svakom novom eksportu može biti promjena koje se odnose na promjenu asortimana, novi artikli, izbačeni artikli, promjena naziva, opisa, promjena cijena, promjena stanja itd.
XML eksport iz Iposa može se podesiti na način da je naziv datoteke svaki puta drugačiji, ili web shop aplikacija može provjeravati datum promjene eksporta tako da vrlo brzo može detektirati da li ima promjena u eksportu tj. da li ga treba importirati.
Ovdje su moguće varijante što je napravio web shop:
a) Kreirana je samo narudžba kupca
b) Kreirana je narudžba i online plaćanje kupca
c) Kreirana je narudžba, plaćanje kupca i izdan je račun
U kojoj god varijanti, web shop o tome šalje informaciju korisniku Iposa koji onda dalje poduzima radnje u zavisnosti što treba da se završi prodaja. Npr. ako je b) web shop kreirao narudžbu i online plaćanje kupca, tada korisnik treba u Iposu kreirati račun i poslati robu kupcu te skinuti zalihu u Iposu.
Onog trenutka kada korisnik skine zalihu u Iposu novo stanje artikala će automatski biti uključeno u sljedeći XML eksport na FTP lokaciju sa koje će web shop preuzeti novo stanje.
Za artikle kojih nema u XML eksportu web shop treba smatrati da su maknuti iz prodaje. Za nove artikle u eksportu web shop treba smatrati da su naravno novi u prodaji. Za artikle kojima je podatak stanje <= 0 web shop treba smatrati da ih nema na zalihama, kako će to web shop prezentirati na webu kupcima da li će maknuti te artikle iz ponude ili će samo staviti info da ih nema na stanju to je stvar dogovora kreatora web shopa i korisnika Iposa
Kada bi se radila kompletna automatizacija da umjesto čovjeka sve odradi aplikacija onda je jedino logično da se to sve nalazi u web shop aplikaciji.
Dakle što se tiče obavještavanja korisnika Iposa prema web shopu o tome kojih artikala nema na stanju to na jednoj strani automatski odrađuje Ipos, a na drugoj Web shop, korisnik tu osim standardnog rada u Iposu ništa posebno ne poduzima.
Što se tiče praćenja stanja artikala u Ipos programu bez obzira da li postoji web shop ili ne tu postoji niz izvještaja u kojima se može vidjeti čega ima i čega nema na stanju npr.:
- "Maloprodaja > Maloprodaja > Pregled robnih kartica", kartice se mogu filtrirati da prikazuju samo artikle sa stanjem nula
- "Maloprodaja > Izvještaji > Prometi i salda kartica"
- "Maloprodaja > Izvještaji > Minimalne i maksimalne zalihe"
- "Maloprodaja > Izvještaji > Procjena trajanja zaliha robe"
i svi drugi izvještaji u kojima se nalazi stanje artikala.
Za kreatore web shopa ovdje su dvije ključne stvari, prvo povlačenje podataka iz Ipos XML eksporta i novi prikaz podataka na webu, drugo slanje obavijesti korisniku Iposa o izvršenim radnjama na web shopu (narudžba, plaćanje, račun).
Rutina u Iposu za automatski export košta 2.000 kn, ali obzirom da bi ona trebala raditi 0-24h automatski za nju bi se trebalo dodatno rezervirati jednu mrežnu licencu (ulaz u program).
Računi u Iposu se mogu raditi u modulu Pc kasa ili u modulu Fakturiranju u veleprodaji.
Zalihe se mogu voditi u Robno-materijalnom (u posebnom skladištu)" ili u modulu Maloprodaja (malo kompliciraniji sistem jer su cijene sa porezom).
Struktura XML-a za web shop
Na linku https://www.ipos.hr/Pages/Download.aspx može se skinuti probna verzija programa Ipos koja već sadrži neke probne podatke, a u meniu Pomoćni pr. > Dodatni moduli > Automatski prošireni XML export konsolidiranog stanja zaliha VP+MP se može eksportirati XML datoteka iz koje se može detaljno vidjeti primjer strukture za web shop.
Artikli imaju opciju hrvatskih i engleskih naziva u exportu.
Iz cijelog XML dovoljno je uzeti samo Node „Stavke“ u kojem se nalaze svi potrebni podaci.
Export trenutno ne podržava SFTP protokol, samo FTP.