Otvori sadržaj sa navigacijom

Popis artikala i usluga

Popis koristimo u trgovini tj. robno-materijalnom poslovanju, fakturiranju u veleprodaji, maloprodaji i dr.
Prije samog popisa artikala korisno je razraditi klasifikaciju artikala koja će nam kod većeg broja artikala pomoći u snalaženju i izvještajima.

Prozor omogućava prikaz fotografije artikala. Fotografije za svaki artikl možete jednostavno kreirati skeniranjem ili jednostavnije digitalnim foto aparatom. Detaljno vidi Kako prikazati fotografije u programu.

 

Polje Opis
Šifra

šifra artikla koja je u računalu jednoznačno određena za svaki artikl, u programu ne mogu postojati dvije iste šifre

Napomena: ako je ikako moguće ne mijenjajte šifre artikala koje određuje program. Ako ih već morate mijenjati ne uzimajte brojeve veće od 6 znamenaka. Sa šest znamenaka možete upisati milion artikala što je sasvim dovoljno.
Mogućnost upisa 11 znamenaka je zbog budućih nadogradnji. Sve šifre s većim brojem znamenaka neće biti vidljive na izvještajima.

U vezi CRO-SCAN kodova za šifriranje pogledajte detaljnije pod CRO-SCAN nacionalno rješenje kodiranja roba promjenjivog sadržaja i cijene.

CRO-SCAN kodovi su posebno definirane šifre unutar jedne države, a služe npr. za povezivanje automatskih vaga sa programima pckase, kako SCAN kodovi rezerviraju pojedini raspon šifri nemojte te šifre koristiti u normalnom šifriranju, radi se o sljedećim šiframa.

2000000 - 2099999, 2100000 - 2199999, 27000000 - 27999999, 2800000 - 2899999.

U svrhu lakšeg rada sa rasponima šifri postoje dva polja koja određuju u kojem rasponu će se kretati automatska ponuda nove šifre kod unosa. Jer ako smo unijeli npr. šifru 2800050 kao internu šifru u trgovini za vagu tada će nam se kod novog unosa nuditi šifra 2800051, a to možda ne želimo jer sada želimo unositi šifre iz prefixa 21 ili možda neke lokalne šifre koje počinju sa 1. U tom slučaju raspon definiramo kao 1 - 10000 i program će neovisno o tome koja je najviša šifra uvijek davati prvu sljedeću veću šifru unutar raspona od 1 do 10000.
Naziv

Naziv artikla opisuje artikl, treba biti razumljiv i prodavaču i kupcu

Drugo polje je za upis engleskog naziva artikla.

Napomena: nazive artikala usluga započnite imenicom, entitetom, a ne opisom, atributom npr. "cijevi okrugle", a ne "okrugle cijevi".

Odmah na početku odlučite kojom veličinom slova ćete upisivati artikle npr.

  • SVA VELIKA SLOVA
  • Samo prvo slovo veliko
  • sva mala slova
Tip

Kod unosa artikla preko polja tip se razlikuje oznaka za artikl i uslugu.

Usluge se ne mogu skladištiti za razliku od artikala.
Jedinica mjere Jedinica mjere se poziva iz šifrarnika jedinica mjera vidi Jedinice mjera
Kataloški broj

Možemo ga smatrati drugom šifrom. Može se sastojati od 30 alphanumeričkih znakova.

Obično se ovo polje koristi za upis šifre artikla od proizvođača. Kako se kataloški broj može ispisivati na izlaznim dokumentima možemo ga koristiti kao komunikacijsku šifru kod npr. izrade narudžbe za dobavljača.

Preporučujemo da ne počinje brojem kako bi program kod pozivanja šifrarnika mogao automatski razlkovati šifru od kataloškog broja prema prvom znaku.

U vezi storna računa za predujam: kada upisujete stavku storna računa za predujam ako upišete u kataloški broj u jednom dijelu tekst #storpred# program će na osnovu te stavke napraviti posebnu rekapitulaciju predujma na konačnom računu.
Ean13

Ean kod kojeg možemo koristiti kod unosa za automatsko skeniranje artikala.

Ean kod se može koristiti u svakom unosu gdje treba upisati šifru artikla.
Podjedinica mjere / količina podjedinice mjere

Podjedinice mjere i količine podjedinice mjere ćemo objasniti slikovito na primjeru: ako prodajete pločice i vodite ih u komadima možete oformiti podjedinicu mjere m2 i upisati koliko m2 ima jedna pločica, na fakturi vam program može izračunati za svaku stavku koliko je to m2.

Pločice kupaonske 25x25 cm (31,25m2) kom 500. Možete i obrnuto ako pločice vodite po m2 program će vam na računu izračunati koliko je to komada.

U drugom slučaju podjedinica mjere može biti pakovanje, u tom slučaju u količinu podjedinice mjere upisujete koliko komada pločica ima u pakovanju.
Količine tovarnih jedinica mjera

To su tri polja za upis količina za tovarni list. U šifrarniku tovarnih jedinica mjera možete definirati nazive za te jedinice mjera. To su npr. volumen u m3, masa u kg, broj paleta i sl., korisnik sam određuje koje će to jedinice biti.

Kod ispisa tovarnog lista program će količine artikala pomnožiti s tovarnim količinama, npr.
Uredska fotelja, jedinica mjere komad. Tovarne količina: 0,5m3; 30kg; 0,25paleta.
Ako na tovarnom listu imamo 50 komada fotelja tovarne količine će biti: 25m3; 1500kg; 12,5 paleta.

Ovi podaci nam služe da bismo odredili kapacitet prijevoznog sredstva koje je potrebno za prijevoz artikala na tom tovarnom listu.

Ako vam je lakše upisivati npr. koliko fotelja ide na jednu palete npr. 4, tada upišite u broj paleta 4, pritisnite tipku 'K' (konvertiraj) na tipkovnici i program će broj 4 pretvoriti u broj 0,25, i obratno.
Broj boca povratne naknade

Kod artikala gdje postoji povratna ambalaža upisujemo broj boca, obično je to jedna boca i na taj način određujemo da artikl ima povratnu naknadu.

Vidi Povratna naknada za ambalažu sa jednokratnom upotrebom
Jedinična količina za normativ

Kod proizvodnje i kreiranja normativa polje određuje koja će biti jedinična količina normativa tj. to ne mora biti 1.
Rok trajanja Kod evidencije serijskih brojeva / LOT serija, šaržiovo polje može biti ili rok trajanja ili garantni rok.
Tarifa poreza Tarifa poreza koje će se inicijalno koristiti za artikl, ali se isto tako može na samom računu promjeniti ako je to potrebno, a da u šifrarniku artikala podatak ostane nepromijenjen.
Filter

Svrha filtera je da se upisivanjem određenih kraćih ključnih riječi mogu entiteti svrstati u određene grupe. Entiteti su npr. šifrarnici partnera, artikala i dr. Kasnije kod ispisa izvještaja možemo zatražiti da se u izvještaj uključe samo oni entiteti koji sadrže ili koji ne sadrže određene ključne riječi. Za detaljnije vidi Filtriranje podataka
Klasifikacija Za razliku od filtera artiklu možemo pridružiti samo jednu klasifikaciju
Način/mjesto skladištenja

Mjesto skladištenja, informativnog karaktera
Rabatna grupa

Određujemo u koju rabatnu grupu spada artikl. Politika određivanja rabata se u programu može detaljno definirati bilo na nivou grupe artikala, na nivou kupca i grupe artikala itd.

Za detaljnije vidi Rabati u veleprodaji
Proizvođač Informativni podatak o proizvođaču kojeg možemo koristiti kod exporta podataka o artiklima za razne svrhe.
Uvoznik Informativni podatak kojeg možemo koristiti kod exporta podataka o artiklima za razne svrhe.
Zemlja porijekla Informativni podatak kojeg možemo koristiti kod exporta podataka o artiklima za razne svrhe.
Dobavljač Informativni podatak kojeg možemo koristiti kod exporta podataka o artiklima za razne svrhe.
Minimalne i maksimalne zalihe Služe za dobivanje informacija o artiklima koje treba naručiti kao i o artiklima koje se gomilaju na skladištu. Za detaljnije vidi Minimalne i maksimalne zalihe
Dugi opis

Dugi opis artikla usluge možemo koristiti ako neki artikl ili usluga zahtijevaju duži opis, opis može biti i duži od stranice teksta.

 

Nivo šifrarnika artikala i usluga

Šifrarnik artikala i usluga je na nivou partnera što znači da je on vidljiv na isti način u svim poslovnim godinama tekućeg partnera, međutim kad smo u nekom drugom poslovnom partneru (ako vodimo knjige za više firmi u programu) tada je taj šifrarnik drugačiji.

Ako nam se tokom godina (2000, 2001, 2002 ...) u šifrarniku artikala nagomilaju artikli koje više ne koristimo u 2005. godini, ili ako u 2005. godini imamo potpuno novi asortiman artikala tada je nepraktično u pregledu imati stare artikle.

U tom slučaju možemo iskoristiti mogućnost spuštanja šifrarnika artikala na nivo poslovne godine. U donjem statusnom redu prozora šifrarnika artikala i usluga možemo vidjeti informaciju na kojem nivou je taj šifrarnik za tekuću poslovnu godinu (Nivo programa ili Nivo poslovne godine).

Program kod svakog upita za prikaz artikala prvo gleda u direktorij sa podacima za tekuću poslovnu godinu, ako tamo ne pronađe šifrarnik artikala onda gleda u direktorij sa skupnim podacima za tekućeg partnera.

Primjer:

Imamo poslovne godine 2003., 2004. i 2005. U 2005. smo odlučili uvesti novi asortiman artikala i maknuti iz prikaza stare artikle iz 2004. i nižih poslovnih godina.

Potrebno je ući u 2004. godinu i u meniu Sistem>Program>Određivanje nivoa šifrarnika artikala odabrati Spusti šifrarnik artikala sa nivoa partnera na nivo tekuće poslovne godine. Tom akcijom će se šifrarnik artikala iz direktorija skupnih podataka za partnera kopirati u podatke 2004. poslovne godine. U tom trenutku šifrarnik artikala na nivou partnera će biti isti kao i šifrarnik na nivou 2004. godine. Isto je potrebno napraviti i za 2003. godinu.

Dakle sada je situacija takva da je u 2003. i 2004. godini šifrarnik artikala vezan uz te poslovne godine, a u 2005. je i dalje na nivou partnera tj. kada smo u 2003. godini program gleda šifrarnik artikala iz 2003., kada smo u 2004. program gleda šifrarnik iz 2004., kada smo u 2005. program neće pronaći šifrarnik artikala u 2005. pa će ga pronaći u skupnim podacima za partnera.

Praktično gledano šifrarnik artikala je sada u tri kopije i svaka od njih se može nezavisno mijenjati, ali ono što je nama bitno je da promjene artikala u 2005. nemaju utjecaja na 2004. i 2003. godinu pa ga možemo slobodno mijenjati.

U zadnjoj (tekućoj) poslovnoj godini šifrarnik artikala treba uvijek biti na nivou partnera. Kada otvorimo 2006. poslovnu godinu u njoj neće biti šifrarnik artikala pa će program kod te godine (kao i kod 2005.) gledati u šifrarnik artikala na nivou partnera.

Ako npr. u 2007. godini opet poželimo izvršiti značajnije promjene u šifrarniku artikala tada možemo tekući šifrarnik artikala spustiti (vezati) na poslovnu godinu 2005. i 2004., itd.

Kod podizanja šifrarnika artikala npr. sa nivoa tekuće poslovne godine 2004. na nivo partnera zapravo brišemo šifrarnik artikala u diretkoriju 2004. godine i program će od tog trenutka kad se nalazimo u toj poslovnoj godini gledati šifrarnik artikala na nivou partnera.
Napomena: podizanjem-brisanjem nepovratno gubimo podatke na toj kopiji šifrarnika artikala.

Tipka Tarifa za automatsku promjenu tarife svim artiklima u šifrarniku artikala, funkcionira na način da upisujemo staru tarifu koju mijenjamo i novu tarifu u koju mijenjamo. Ovo je dodatak varijanti kada ne želimo samo promjeniti stopu poreza nego upisati novu stopu u novoj tarifnoj skupini.

Pretraživanje artikala i cjenika

Kada se nalazimo u polju za unos teksta za pretraživanje ako je oznaka za pretraživanje postavljena na naziv, kataloški broj ili EAN automatski će se sa desne strane pojaviti tipka "Traži". Bez obzira koja od oznaka je aktivna odabir Taži će pretražiti sve zapise po nazivu, kataloškom broju i EAN i prikazati u novom prozoru sve zapise gdje se pojavljuje takav tekst.
Tipku Traži možemo aktivirati i bez direktnog klika na nju, dovoljno je sa kursorskom strlicom doći desno od zadnjeg upisanog znaka.
Nakon što se pojavi popis pronađenih zapisa koji zadovoljavaju kriterij možemo strelicama gore, dolje pronaći zapis koji želimo i tipkom Enter odabrati zapis na koji ćemo se pozicionirati u glavnom tabelarnom prikazu, ili možemo samo napraviti dvostruki klik mišem na zapis.

 

Kako voditi skladište u vinarijama gdje se vino prodaje u rinfuzi, buteljama ... gdje se miješanjem prave nova vina?

Neki artikli u toku poslovnih procesa mogu mijenjati svoj oblik i/ili jedinicu mjere po kojoj se dalje vode na zalihama, prodaju i sl.

U slučaju vinarija čest je slučaj da se vino zaprima u litrama i to kao neka određena vrsta vina.

Moguće je da je na računu dobavljača jedinica mjere litra, ali i npr. bačva od 2000 litara, u slučaju da je na ulaznom računu bačva 2000 litara potrebno je kod ulaza artikla na skladište preračunati cijenu bačve 2000 litara u cijenu 1 litre vina kako bismo kasnije lakše manipulirali sa tim artiklom.

Zaprimljena količina jedne vrste vina u litrama se kasnije može prodavati kao ista vrsta vina u litrama, ali i drugačije.

Kod promjene oblika tj. jedinice mjere iz litre u npr. butelje od 0.75 L potrebno je količinu vina kojoj mijenjamo oblik tj. jedinicu mjere prvo razdužiti sa skladišta dokumentom Izdatnica, a zatim zaprimiti Primkom (dobavljač je vlastita firma) na isto ili neko drugo skladište (nebitno za ovu priču) po novoj jedinici mjere i naravno cijeni.

Sve različite oblike bilo po sastavu kao novo vino ili samo kao nova jedinica mjere (litra, butelja ...) je potrebno zavesti u šifrarnik artikala kao novi artikl.

Moguća je varijanta da se artiklu ne mijenja oblik tj. jedinica mjere nego se samo (kao u nekoj vrsti proizvodnje) mijenja u neki drugi proizvod, to može biti promjena jedne vrste vina u drugo vino, ili miješanje dvije vrste vina da se dobije novo vino.

U svakom slučaju potrebno je izdatnicom razdužiti svu količinu i vrstu artikala koji su u toj proizvodnji potrošeni da bi se dobila nova vrsta vina (artikl), a zatim primkom zaprimiti novi artikl-vrsta vina sa istom ili novom jedinicom mjere i cijenom.

Da li će se prilikom tih transformacija koristiti samo jedno skladište ili više njih ovisi o željama korisnika. U nekim specifičnim situacijama je moguće npr. otvoriti posebno skladište za neku bačvu od 3000 litara ako za to ima posebnih razloga.

Jest da je u teoriji moguće otvoriti do 32000 skladišta, ali pri tome treba biti oprezan da se stvari ne zakompliciraju sa prevelikim brojem skladišta pa da umjesto pregledne evidencija postane nepregledna.

Ako kod stvaranja novog artikla (proizvodnje) sudjeluje više različitih podartikala npr. u stvaranju jedne butelje vina možemo se kod izdatnica poslužiti i normativima. Dakle unaprijed se u normativima (vidi proizvodnju) definira složeni proizvod i njegovi sastojci (razne vrste vina, dodataka, boca, čep, deklaracija i sl.), kad se događa stvarni proces proizvodnje tada se utrošene i nove količine prate papirnato u skladištu tako da se npr. zada u Izdatnici izlaz npr. 100 butelja određenog vina, a program može na osnovu normativa razdužiti pojedinačne elemente.

 

Copyright © IPOS 1992-2024.

Otvori sadržaj sa navigacijom